Comenzi de vânzare

Modulul de Comenzi de Vânzare este proiectat în ideea unei operări rapide, astfel încât utilizatorul să poată iniţia dintr-o comandă de vânzare, alte activităţi ca de exemplu: Livrare, Facturare, Proforme sau Comenzi de cumpărare.

Sistemul poate afişa o bară opţională de stări ale fiecărui articol de pe liniile comenzii, referitoare la cantităţile:

• aflate în stoc
• alocate altor comenzi de vânzare
• nerecepţionate de pe comenzi de achiziţie
• disponibile.

Fiecare linie din comandă poate afişa profitul realizat pentru fiecare articol (în situaţia lucrului cu un cost standard).

Facturile de vânzare pot fi generate dintr-una sau mai multe comenzi aparţinând aceluiaşi client. Comenzile de cumpărare către un furnizor pot fi generate din combinarea mai multor comenzi de vânzare cu luarea în considerare a cantităţilor minime ce pot fi comandate.

Articolelor comandate li se alocă automat preţuri potrivit listei de preţuri de vânzare curente, discounturi în funcţie de cantitate sau alte formule de preţ care pot fi alocate. Se pot de asemenea face rezervări în stoc şi comenzile pot fi legate de un proiect anume.

Rapoartele şi analizele disponibile cuprind:

• Lista livrărilor
• Profitul obţinut prin vânzare
• Comenzi care pot fi facturate
• Lista produselor
• Statistica comenzi/Centre de cost
• Comenzi supralivrate
• Lista preţurilor
• Listă produse fabricabile
• Jurnalul comenzilor de vânzare
• Lista produselor livrabile

O varietate de machete de tipărire pot fi adaptate pentru fiecare document în parte şi de asemenea, machetele pot fi atribuite unor imprimante specifice.

Oferte

Ofertele se introduc în Hansa întocmai ca şi comenzile de vânzare. Toate informaţiile care există în comenzile de vânzare se regăsesc în oferte. Odată create, ofertele pot fi tipărite cu machete adaptabile după dorinţă.

În orice moment, ofertele pot fi transformate în comenzi de vânzare, una câte una sau în bloc, cu ajutorul unei simple comenzi din meniul Operaţii. Cu alte comenzi din acelaşi meniu, dintr-o ofertă se poate genera un proiect sau se poate tipări o factură proformă.

Ofertele originale rămân în sistem chiar după transformarea lor în comenzi de vânzare, permiţând analiza şi urmărirea acestora.

Asistenţă vânzări

Hansa are şi un modul de asistenţă vânzări, care operează ca şi agendă şi permite monitorizarea activităţilor ce trebuie efectuate, de către cine şi când. Activităţile sunt înregistrate de angajaţi, şi fiecare activitate individuală include următoarele informaţii:

• Clientul/Clientul potenţial
• Data activităţii
• Timpul activităţii (interval)
• Codul activităţii (tipurile de activităţi definite de utilizator)
• Text liber pentru detalii/explicaţii suplimentare
• Loc de marcare a activităţii ca terminată
• Date pentru persoane de contact
• Până la 99 de subactivităţi şi/sau adnotări

Activităţile pot fi generate automat ca rezultat al trimiterii unei scrisori, oferte sau introducerii unui contract. În acest mod, pentru fiecare client, pe lângă istoricul tranzacţiilor se va genera şi un istoric al altor activităţi legate de acel client, lucruri care s-au efectuat şi care mai sunt de efectuat pentru acesta. Bineînţeles ca acest modul poate fi utilizat de orice compartiment al companiei.

Rapoartele permit operatorului să consulte lista de sarcini proprii, activităţile terminate sau neterminate ale diferitor persoane sau ale anumitor clienţi.

Cu lista de sarcini deschisă tot timpul pe ecran, operatorul poate obţine detalii despre sarcinile curente şi poate vedea noile sarcini care i se atribuie.

Corespondenţa

Hansa permite conceperea de scrisori ad-hoc, care pot fi tipărite pentru un client anume sau pentru un grup de clienţi/clienţi potenţiali. Fiecare scrisoare permite modificarea modului de adresare (Stimate Domn/Doamnă, Dragă Ion, etc.) şi a textului de introducere. În plus, pot fi create paragrafe şi texte standard care pot fi asamblate în cadrul scrisorii, prin simplu apel al codului acestora.

Managementul contactelor

Pe lângă oferte, comenzi de vânzare, activităţi şi corespondenţă cu clienţii/clienţii potenţiali, sistemul pune la dispoziţia utilizatorului şi câte o filă pentru fiecare companie şi fiecare persoană de contact din respectiva companie. În această filă se introduc informaţii standard care vor fi utilizate de Hansa la alte înregistrări referitoare la compania sau persoana respectivă de contact.

Informaţiile standard includ adrese, telefoane şi adrese de email, clasificări multiple pentru căutări şi analize multiple, mod de adresare, mesaje de avertizare ce trebuie să apară în tranzacţii financiare, discounturi şi chiar şi limba sau terminologia ce trebuie utilizată în corespondenţă sau în documente.