Introducere

Modulul de "Service" din Hansa Financials oferă funcţii specifice companiilor care repară produse şi doresc urmărirea produselor reparate, a comenzilor de reparaţie (cu instrucţiuni către personalul tehnic), a facturilor de piese şi manoperă consumate, cât şi a altor costuri legate de reparaţia şi clientul respectiv. Modulul "Asistenţă Vânzări" poate fi utilizat pentru activităţi tip helpdesk sau alte activităţi care include o urmărire a apelurilor, iar modulul "Contracte" pentru urmărirea contractelor de mentenanţă sau servicii tip abonament.

Service

De fiecare dată când trebuie efectuată o reparaţie asupra unui produs, trebuie deschisă întâi o comandă de service - acesta este documentul principal pentru departamentul financiar. Acest document conţine detalii despre client, modalităţi şi condiţii de plată şi detalii despre produsul care trebuie reparat. Hansa poate urmări după serie produsele vândute către clienţi şi deci poate recunoaşte un produs adus la reparat după o vânzare prealabilă.

Hansa permite adăugarea mai multor produse pe comanda de service, fiecare însă fiind tratat în mod diferit. Dacă manopera trebuie achitată (produsul nu mai este în garanţie), toată manopera acumulată pe parcursul reparaţiei va fi facturată clientului. Pentru manopera efectuată în cadrul unui contract, se specifică numărul contractului deja înregistrat în modulul "Contracte" (vezi Hansa - Facturi periodice). Durata garanţiei poate fi stabilită pentru fiecare articol vândut, iar Hansa va calcula automat sfârşitul garanţiei pe baza datei de vânzare a articolului respectiv. Sistemul permite de asemenea înregistrarea în comanda de service a problemei semnalate de client pentru a apărea pe fişa de reparaţie generată pentru personalului tehnic. Pentru fiecare articol poate fi de asemenea stabili un cost maxim al reparaţiei.

Din comanda de service deschisă, departamentul contabil (de urmărire a comenzilor), poate monitoriza progresul unei reparaţii, prin utilizarea raportului "Stare comandă Service", sau situaţia financiara a clientului prin raportul "Starea Clientului". Conţinutul acestui din urmă raport, poate fi configurat pentru fiecare utilizator în parte.

Urmărirea stocului

Hansa permite lucrul cu mai multe locaţii şi cu o locaţie implicită pentru articolele sosite pentru reparaţii. Comenzile de service beneficiază de un transfer de stoc special, care permite articolelor clienţilor aduse la reparat, să fie mutate în şi din orice locaţie specificată.

Fişa reparaţiei

În orice moment, din comenzile de service pot fi generate fişe de reparaţie. Acestea pot fi generate din oricare dintre liniile unei comenzi de service şi repartizate unui anume tehnician. Fişele de reparaţii conţin instrucţiuni către personalul de execuţie şi precizează atât intervalul de timp în care trebuie efectuată reparaţia cât şi termenul limită. Starea fişei reparaţiei poate fi modificată în orice moment, din starea "emis", "terminat" sau "anulat". În plus, dacă sunt necesare piese de schimb sau materiale, din fişa de reparaţie se pot genera comenzi de cumpărare.

Materiale şi manoperă

Tehnicienii înregistrează materialele şi manopera consumată pentru reparaţie în fişa reparaţiei. Materialele utilizate pot fi materiale din stoc sau nu, iar urmărirea după serie poate fi făcută pentru fiecare material în parte. Articolele de stoc disponibile pot fi rezervate pentru uz viitor. Manopera este înregistrată în acelaşi mod, conform orelor consumate. Fiecare linie conţinând costuri, generează o înregistrare editabilă - care permite rapoarte asupra costurilor acumulate şi eventuala modificare a valorilor şi a cantităţilor înainte de facturare.

Facturare

O factură poate fi generată în orice moment, dintr-o comandă de service sau din mai multe comenzi, dacă acestea sunt marcate ca facturabile. Prin facturare, costurile de materiale şi manopera din fişa de reparaţie, sunt acoperite prin valori de vânzare. Facturile generate care apar în registrul de facturi, sunt nevalidate şi deci pot fi modificate până în momentul în care vor fi validate.

Helpdesk

Pentru companiile care desfăşoară activităţi de tip helpdesk sau care doresc doar să creeze un istoric al activităţilor sau relaţiilor cu clienţii, modulul "Asistenţă Vânzări" reprezintă unealta dorită. Înregistrând activităţi la fiecare conversaţie, cu înregistrarea numelui clientului şi a persoanei de contact, a persoanei care discută, a datei calendaristice şi a timpului (ora de început sau cea de sfârşit - pentru rapoarte mai detaliate), şi detalii sub formă de text, după necesităţi. Activităţile pot fi clasificate după tip, pentru a fi utilizate la filtrarea informaţiilor din rapoarte. Hansa conţine şi o funcţie de generare automată a unei activităţi, la un anumit număr de zile şi/sau ore după ce o activitate anterioară s-a terminat cu un anume rezult at. Această funcţie este ideală pentru reprogramarea unor apeluri. Activităţile rămân deschise până în momentul terminării (OK) şi astfel se pot genera rapoarte asupra activităţilor nerezolvate.

Modulul "Asistenţă vânzări" posedă şi un mod de automatizare a corespondentei, prin generarea de scrisori standard. Paragrafe de text standard pot fi stocate pentru a putea fi utilizate ori de câte ori este nevoie. Acestea pot fi asociate cu modele de scrisori destinate anumitor clienţi, sau unor clienţi care îndeplinesc anumite criterii. Scrisorile pot fi tipărite sau trimise prin fax. Acest sistem de lucru este ideal pentru companiile care oferă suport tehnic prin fax.

Contracte de mentenanţă

Modulul "Contracte" permite înregistrarea contractelor de mentenanţă sau Asistenţă tehnică de tip abonament. Fiecare contract conţine o dată de început, şi o dată de sfârşit sau durata nedeterminată. Perioada de facturare poate fi configurată în luni sau zile (contracte lunare, anuale, trimestriale). Fiecare contract conţine o listă de echipamente în întreţinere sau o listă de activităţi oferite în cadrul contractului. Hansa permite particularizarea formatului de document al contractului respectiv. Facturile către client se pot genera automat, pentru fiecare contract în parte sau pentru grupe de contracte, pentru o perioadă anume şi cu o anumită dată înscrisă pe factură. Facturile generate sunt neaprobate, deci editabile până în momentul aprobării.