Manopera

Configuraţi oricâţi angajaţi doriţi, fiecare cu rata şi costul orar, pentru calculul profitului brut din activitatea de consultanţă sau servicii.

Angajaţii pot fi structuraţi pe grupe, cu rate orare la nivel de grup, pentru simplificarea introducerii datelor si a raportărilor. Grupele la rândul lor pot avea asociate liste de preţuri, astfel încât pentru acelaşi interval de timp consumat de acelaşi executant, clienţi diferiţi vor fi facturaţi în mod diferit. În plus, puteţi specifica discounturi sau preţuri unitare pentru anumiţi clienţi sau anumite articole (de tip ore sau cost).

Fişele de intervenţie atribuite unui angajat si unui proiect, permit introducerea unor cantităţi de articole (de obicei ore efectuate de către angajat). În aceste fişe se pot introduce şi articole nestocabile care determină costuri, cum ar fi consumabilele de orice fel. Pentru simplificarea lucrurilor, grupele de angajaţi pot fi restricţionate în ceea ce priveşte lista articolelor ce pot fi utilizate în fişele de interventie.

Pentru mărirea vitezei de operare, apăsând pe tastele Enter sau Tab într-o linie goală, sistemul va copia linia anterioară care poate fi apoi editată. Înregistrările validate pot fi amendate simplu, prin ştergeri cu "linie roşie" şi adăugări de linii corecte.

Cheltuieli

Hansa utilizează fişe de cheltuieli simple, pentru a permite angajaţilor să-şi înregistreze singuri cheltuielile. Pe fiecare linie din fişa de cheltuieli se poate preciza un cont de cheltuieli distinct pentru înregistrarea valorii cheltuite (inclusiv TVA, dacă este cazul), codul articolului (dacă există), cantitatea, şi codului proiectului. Hansa oferă şi facilitatea de semnatură pe fişe de cheltuieli. Valorile din fişa de cheltuieli pot fi exprimate în orice monedă, sistemul asigurând preluarea automată a cursului de schimb specificat pentru moneda respectivă.

Hansa produce rapoarte care arată sumele ce se cuvin fiecarui angajat. Plaţile pot fi efectuate către angajati sub forma de plăţi în avans sau ca decontări. Rapoartele conţin date referitoare la conturile firmei şi ale angajatilor, pentru întocmirea de liste de plăti către banca. Sistemul permite adăugarea de comisioane bancare aferente plaţilor respective.

Facturi de cumpărare

Orice factură de cumpărare înregistrată normal, în modulul Cumpărari, poate fi alocată unui proiect anume, prin simpla completare a codului proiectului în câmpul corespunzator.

Oferte si comenzi de vânzare

Hansa ofera mai multe functii care permit transferul automat al detaliilor din oferte şi comenzi de vânzare, către proiecte. De exempu, dintr-o oferta, poate fi creeată automat o înregistrare de proiect nou. Dacă în comanda de vânzare a fost specificat numărul proiectului, şi a fost efectuata livrarea acelei comenzi, Hansa va înregistra aceasta livrare ca tranzacţie a proiectului. Aceasta tranzacţie va fi disponibila pentru generarea facturii către client, din modulul de Proiecte.

Bugete

La definirea articolelor în registrul de articole, trebuie precizat dacă articolul este de tip durată (articole servicii), de tip stocabil, de tip compus (articole asamblate), sau de alt tip. Budgetele pot fi stabilite pentru orice proiect şi pentru orice combinaţie de articole şi angajaţi. Pentru articole de tip durată (articole servicii), Hansa va lua în considerare rata orară a angajatului respectiv. Fiecare linie din buget poate fi marcată cu un tip de calcul, prin care se stabileşte dacă facturile care se vor genera vor avea ca bază de calcul costul real efectiv sau o valoare fixă.

Facturi de vânzare

Hansa permite programarea facturilor pentru un proiect (contract) şi calculul valorii acestora pe baza bugetelor, a costului efectiv sau a unei valori prestabilite.

De asemene, permite realizarea unei machete de tipărire pentru facturare, machetă care poate fi modificată pentru fiecare proiect în parte. Acest facilitate permite stabilirea unui nivel de detaliu pe factură, independent de nivelul de detaliu a înregistrărilor din fişele de intervenţie (care înregistrează durata lucrului şi consumabilele) şi din facturile de cumpărare.

Factura poate fi tipărită ca o listă de tranzacţii, cu câte o tranzacţie din proiectul respectiv pe fiecare linie, sau ca o lista de articole sau grupe de articole.

Înainte de facturare, puteţi modifica preţurile sau cantităţile pentru fiecare articole de tip durată (măsurat în ore de activitate). Se pot asocia adaosuri si marje de profit pentru fiecare articol pentru recalcularea corespunzatoare a valorii facturii.

Facturile pot fi generate automat, pentru serviciile prestate pentru fiecare client.

Hansa produce un raport pentru toate articolele dintr-un proiect care trebuie facturate. Ca şi multe alte rapoarte în Hansa, acest raport are facilitatea de căutare în adâncime (drill-down), adică permite vizualizarea on line a înregistrărilor de bugete şi tranzacţii care stau la baza raportului. În acest fel se pot modifica rapid înregistrările detaliate (cantităţi, preţuri, adaosuri, etc.) pentru ajustarea finală a valorilor înainte de facturare. Înregistrările de activităţi facturabile pot fi marcate ca atare pentru ca orice facturi de avans să poată fi conectate cu factura finală.

Rapoarte

Rapoartele privind gestiunea timpului includ:

• Statistici pe angajaţi, timpul efectiv lucrat, tipul activităţii, activităţi grupate pe proiecte, productivitate
• Profitul brut pe proiect, timpul consumat, cumparări de materiale necesare proiectului
• Statistici pe proiecte, valori facturate şi rămase de facturat
• Tranzacţii în cadrul proiectului, valori efective în comparaţie cu bugetele.
• Aprovizionări aferente proiectului

Configurări

Proiectele pot fi configurate ca nefacturabile, în cazul proiectelor interne sau a celor care nu doriţi să fie facturate din modulul Proiecte - de exemplu proiecte care vor fi facturate din modulul de Contracte prin facturare periodică (abonament). De asemenea, proiectele pot fi marcate ca închise, prevenind astfel înregistrarea altor cheltuieli şi facturi aferente acestor proiecte.