Contracte

Hansa rezolvă problema facturilor periodice cu ajutorul modulului "Contracte". Pentru orice context în care se doreşte emiterea automată a unor facturi corespunzătoare unei anumite perioade de timp, trebuie înregistrat un contract. Utilizarea tipică a acestui modul este pentru facturarea chiriilor, a abonamentelor, sau facturarea contractelor de servicii.

Fiecare contract are o dată de începere şi o dată de înregistrare a contractului. O altă informaţie necesară este referitoare la numărul de facturi ce trebuie emise şi perioada de facturare. Perioada de facturare poate fi programată în orice număr de luni şi/sau zile.

Exemplu:
Dacă se defineşte o perioadă de facturare de 3 luni, iar ca număr de facturi se completează în câmpul corespunzător, numărul 3, sistemul va genera trei facturi în fiecare trimestru, facturi separate pentru fiecare lună. O altă configurare poate genera o singură factură pe trimestru, care conţine trei linii, câte una pentru fiecare lună, sau o factură trimestrială cu o singură linie corespunzătoare întregii perioade. Perioadele pot fi definite şi în număr de zile.

Data facturilor emise este implicit data curentă, dar aceasta poate fi înlocuită cu o altă dată solicitată de utilizator. În plus, data facturii poate fi calculată prin decalare cu orice număr de zile, înainte sau după, faţă de data contractului.

Prin configurarea periodicităţii facturilor şi a datelor acestora, se configurează de fapt facturile în sine.

Rapoarte

Hansa produce trei rapoarte principale pentru acest modul:

• Lista contractelor cu detaliile acestora
• Lista contractelor facturabile într-un anumit interval de timp. Acesta permite verificarea facturilor care vor fi generate automat de sistem.
• Valoarea contractelor într-o anumită perioadă de timp.

Generare automată a facturilor

Cu ajutorul unei funcţii de întreţinere care poate fi apelată în orice moment, Hansa generează facturile corespunzătoare contractelor active, pentru perioada de timp solicitată de utilizator. Facturile astfel generate sunt transferate în registrul de facturi de vânzare, pentru validarea finală şi tipărire.

Pe lângă integrarea cu modulul "Vânzări", din modulul "Contracte" se pot genera activităţi către modulul de "Asistenţă vânzări", de exemplu pentru confirmarea încheierii unui contract sau pentru generarea scrisorii de reînnoire a contractului înainte de expirarea acestuia.

Oferte de contracte

Tot în modulul "Contracte", pot fi create oferte de contracte, iar starea acestor oferte poate fi urmărita pentru a înregistra eventuale modificări, pentru a marca acceptarea ofertei, condiţii speciale de semnare a contractului şi altele. După acceptarea ofertei, contractul poate fi generat printr-o simplă comandă, nefiind necesară reintroducerea datelor. Starea contractului şi situaţia financiară a clientului cu întreaga istorie a plăţilor pot fi afişate instantaneu pe ecran.

Actualizarea contractelor

Pe durata de existenţă a unui contract, anumite informaţii se pot modifica în alte zone ale sistemului - date privind clientul sau condiţiile de plată şi livrare, descrierea articolelor, caracteristici şi costuri sau alte informaţii relevante. Prin activarea unei simple funcţii de întreţinere, "Actualizează Contracte", - sistemul va actualiza automat contractele cu toate informaţiile modificate, fără a fi necesară editarea manuală a contractelor respective.