Comenzi de cumpărare

Ca în oricare alt modul din Hansa, se poate selecta o înregistrare (comandă de cumpărare) existentă şi i se poate copia conţinutul într-o comandă nouă. Câmpurile comenzii pot fi modificate înainte de a fi salvate.

Comanda de achiziţie permite specificarea datei de livrare şi a modului în care va fi plătit furnizorul. Starea comenzii este definită prin câmpuri care indică faptul că toate articolele comandate, respectiv facturile de cumpărare au fost recepţionate.

Prin configurarea articolelor, se pot face achiziţii în alte împachetări decât cele de vânzare (de ex. achiziţie în cutii de 12 buc. şi vânzare în cutii de 3 buc.)

Comenzi neonorate

Comenzile de achiziţie neonorate sau parţial recepţionate pot fi raportate în detaliu. În plus, există posibilitatea închiderii unei comenzi de cumpărare, care are ca efect anularea cantităţilor nerecepţionate la momentul închiderii.

Recepţia produselor

Înregistrarea recepţiei produselor, este foarte simplă: se selectează comanda de cumpărare ce conţine produsele care au sosit şi printr-un clic de mouse se generează recepţia legată de comanda respectivă. Pentru recepţii parţiale, comanda de achiziţie nu este marcată ca recepţionată până la recepţionarea integrală a articolelor.

Facturile de cumpărare

Înregistrarea facturilor de la furnizor (în cazul utilizării comenzilor de cumpărare) este extrem de simplă: se selectează comanda de cumpărare corespunzătoare facturii sosite şi printr-un clic de mouse se înregistrează în sistem o factură de cumpărare, editabilă având la baza datele din comanda de cumpărare.

Eventualele discounturi oferite de furnizori, pot fi înregistrate direct în stadiul de înregistrare a facturii de cumpărare, ca un coeficient preluat de sistem din detaliile despre furnizorul respectiv. Notele de credit (Stornările) primite de la furnizori, pot fi create prin copierea unei facturi de cumpărare şi apoi prin modificarea condiţiei de plată în "Stornare".

Multi-monedă

Facturile de cumpărare a produselor pot fi în orice monedă. Sistemul va utiliza cel mai recent curs de schimb disponibil pentru moneda respectivă, în vederea contabilizării tranzacţiei.

Generarea comenzilor de cumpărare

Hansa poate genera un raport de necesar de aprovizionare. Pentru fiecare articol, raportul arată cantitatea din stoc, cantitatea nelivrată de pe comenzile de vânzare, cantitatea nereceptionată de pe comenzile de cumpărare şi o sugestie de cantitate necesară a fi comandată. Această sugestie ţine cont şi de eventualul stoc minim specificat pentru articolul respectiv. Hansa poate de asemenea genera automat comenzi de aprovizionare pentru articolele care sunt sub stocul minim, sau comenzi de aprovizionare pentru articole conform cantităţilor vândute într-o anumită perioadă.

Dacă există mai mulţi furnizori pentru acelaşi articol, Hansa va utiliza furnizorul specificat ca preferat din registrul de articole cumpărate. (Oferte furnizor). Dacă necesarul de aprovizionat este mai mare decât cantitatea normală comandată, Hansa va limita cantitatea de pe comandă la cea normală. Dacă necesarul de aprovizionat este mai mic decât cantitatea minimă acceptată de furnizor, Hansa nu va genera comandă de cumpărare. Generarea automată a comenzilor de cumpărare este efectuată de operator, după analiza raportului de necesar de aprovizionare.

Proiecte

Alocarea comenzilor de cumpărare şi a facturilor, către anumite proiecte, se face prin specificarea numărului (codului) proiectului respectiv în câmpul corespunzător din comanda sau factura de cumpărare.

Plăţi
Sistemul permite definirea mai multor modalităţi de plată, legate de anumite conturi contabile (de regulă conturi de bancă şi de casă) - această metodă de lucru este în principal utilizată pentru simplificarea reconcilierii cu banca. Se pot de asemenea specifica detalii bancare pentru fiecare furnizor pentru ca acestea să poată fi aplicate implicit la facturile de cumpărare, dar aceste informaţii pot fi modificate. Plăţile pot fi efectuate din orice cont de bancă sau casă al societăţii.

Cu ajutorul unei funcţii de întreţinere, plăţile selectate pot fi exportate ca fişier către bancă. Acest fişier este în format text şi poate fi utilizat pentru conectarea la sisteme de plată electronice.

Hansa permite tipărirea de documente de plată. Machetarea documentelor de plată poate fi adaptată pentru a permite tipărirea automată de ordine de plată sau cecuri.

În rest, operarea plăţilor este la fel cu operarea încasărilor, permiţând operatorului să proceseze comisioane bancare şi diferenţe de curs valutar, în momentul înregistrării plăţii.

Transfer în contabilitate

Sistemul poate fi configurat să solicite semnătura operatorului. În plus, facturile de cumpărare pot fi salvate în orice moment dar nu generează tranzacţii contabile decât după aprobarea acestora (OK).

Furnizorii pot fi "îngheţaţi" (hold), lucru care blochează plăţile către aceştia, iar în raportul de estimare a plăţilor există posibilitatea excluderii plăţilor către furnizorii îngheţaţi. De asemenea există posibilitatea îngheţării unei facturi de cumpărare pentru a preveni plata acesteia.

Mijloace Fixe

O comanda din meniul Operaţii al modulului de Cumpărări, asigură o metodă simplă de cumpărare a unui mijloc fix sau obiect de inventar. Utilizând această comandă, dintr-o factură de cumpărare, sistemul creează automat înregistrarea necesară de mijloc fix/obiect de inventar din modulul de Mijloace Fixe.