Modulul de Stoc din Hansa cumulează funcţiile de urmărire ale stocului cantitativ şi valoric. Există companii care actualizează valoric stocul la sfârşit de lună, odată cu costurile de descărcare a gestiunii, pe baza rapoartelor lunare de consum. Există însă şi companii care doresc o urmărire a stocului şi a costurilor la zi (on-line) pentru avantajul de a dispune în orice moment de informaţii actualizate. Funcţiile de contabilizare a costurilor din Hansa generează tranzacţii contabile de înregistrare a costurilor, cu fiecare recepţie sau livrare/facturare de produse.

Modelul de cost

Deoarece funcţiile de contabilizare a costurilor generează tranzacţii contabile automate, înainte de activarea acestora trebuie stabilită metoda de calcul a costurilor. Intrările în stoc se înregistrează la valorile de achiziţie dar există mai multe metode de evaluare a costului produselor în momentul ieşirii din stoc.

În modulul "Vânzări", în fereastra de configurare a modelului de cost, se poate selecta opţiunea dorită.

Tranzacţiile de descărcare a stocului pot să se genereze la diferite momente de timp, conform opţiunilor selectate de utilizator: fie la validarea livrărilor, fie la validarea facturilor de vânzare. Modul de configurare a momentului generării notei contabile este prezentată în secţiunea următoare.

Dacă utilizatorul a optat pentru generarea tranzacţiei contabile la facturare, nota contabilă, generată de Hansa va conţine pe lângă înregistrarea de venituri (debit-cont de client, credit-valoare de vânzare şi valoare TVA) şi descărcarea de gestiune (debit-cont de cheltuială, credit-cont de stoc). Valorile înregistrate în nota contabilă depind de articolul vândut şi de modelul de cost predefinit. O parte dintre modelele de cost disponibile utilizează câmpuri din detaliile înregistrării articolelor.

Prin selectarea modelului "Preţ Cost", Hansa va utiliza la descărcarea gestiunii, valoarea din câmpul cu acelaşi nume din fila 3 a detaliilor articolului respectiv (indiferent de modul în care a fost completat acest câmp). Utilizarea opţiunii de actualizare a preţului de cost la fiecare achiziţie, actualizează automat câmpul corespunzător la fiecare recepţie în stoc. În condiţiile unei fluctuaţii mari a preturilor articolelor, se recomandă actualizarea costului la ultimul preţ de cumpărare.

Actualizarea costului cu valoarea medie ponderata a preturilor articolului respectiv este mai potrivită în situaţia în care preţurile fluctuează probabil din cauza diferenţelor de curs valutar, care în general nu sunt fluctuaţii foarte mari pe termen scurt. Se poate opta şi pentru aplicarea costului standard, prin invalidarea actualizării costului la recepţia articolului respectiv.

Prin selectarea modelului de cost "Mediu ponderat", Hansa va utiliza la descărcarea gestiunii valoarea câmpului cu acelaşi nume din fila 3 a detaliilor articolului respectiv. În cazul în care acest câmp nu conţine nici o valoare, nu se va înregistra nici o tranzacţie de descărcare de gestiune.

Modelul de cost "Profit Brut" va utiliza câmpul cu acelaşi nume din factură, indiferent de articolul vândut.

Modelul de cost "FIFO" va descărca gestiunea conform algoritmului FIFO şi va completa în factură valorile astfel obţinute.

Dacă se urmăreşte menţinerea unui adaos comercial constant, se va selecta modelul "% Preţ Vânzare" şi se va defini acest procent în câmpul "Cost în % Preţ Vânzare".

Modelul de cost "Fără" va fi utilizat atunci când se doreşte ca modelul de cost să difere în funcţie de grupul de articole (modelul de cost se poate stabili în configurarea grupului de articole). Un alt efect al selectării acestui model de cost, este neînregistrarea costurilor pentru articolele care nu aparţin unui grup sau care aparţin unui grup la care s-a configurat modelul de cost implicit (cel stabilit în fereastra de configurare a modelului de cost, adică "Fără" în acest caz) În concluzie, prin combinarea acestui model de cost cu grupele de articole şi configurarea modelului de cost la nivel de grup de articole se poate obţine descărcarea de gestiune selectivă a diferitelor articole.

Generarea automată a tranzacţiilor de cost

Configurarea generării automate a notelor contabile privind costurile produselor vândute, se găseşte în fereastra de configurări generale ale tranzacţiilor ("Subsisteme"), în modulul "Contabilitate".

Pentru a valida generarea notei contabile de descărcare a gestiunii în momentul aprobării livrării, trebuie marcată opţiunea "Livrări". O facilitate suplimentară este posibilitatea precizării datei de la care generarea automată a notelor contabile să aibă loc. Prin completarea câmpului alăturat denumit "De la data", livrările anterioare acestei date nu vor genera note contabile. Dacă aţi optat pentru acest mod de generare automată de note contabile, trebuie să vă asiguraţi că în fereastra de selecţie a modelului de cost, în partea de jos, aţi selectat una dintre opţiunile de livrare (FIFO sau medie ponderată). Remarcaţi faptul că alegerea modelului de cost este de asemenea necesară pentru a acoperi cazurile în care se efectuează vânzări de produse direct prin facturare şi nu prin fluxul normal de comandă de vânzare, livrare şi factură, ca şi facturile de stornare care conţin produse care trebuie returnate în stoc.

Pentru validarea generării de note contabile automate în momentul validării facturii, trebuie marcată opţiunea "Facturi vânzare" iar opţiunea "Livrări" neapărat nemarcată. De asemenea, trebuie ca un model de cost să fie stabilit în fereastra de configurare aferentă din modulul "Contabilitate". În plus, în fereastra de configurare "Alocare conturi vânzare" din modulul "Vânzări" trebuie marcată opţiunea "Factura actualizează stocul" (nu există livrare).

Stornări

Stornările complică contabilizarea costurilor din trei motive principale:

• Unele stornări implică şi retururi de produse, altele nu.
• FIFO devine imposibil de calculat, deoarece devine imposibil de calculat costul actual al produsului returnat. De exemplu, dacă se cumpără câte 10 articole la preturile 10.000 lei, 20.000 lei si 30.000 lei şi se vând două loturi de câte 10, costul FIFO va fi 10.000 şi respectiv 20.000 lei. Dacă se returnează unul sau mai multe articole de acest fel, sistemul nu mai ştie la ce cost să le introducă în stoc, singura valoare pe care o are la articolul respectiv fiind 30.000 lei ceea ce este evident incorect. Observaţi că deşi pe factura de vânzare (pe care o copiaţi pentru a obţine factura de stornare) apare costul în momentul vânzării, acesta nu este de mare folos sistemului deoarece acesta aplică consecvent algoritmul FIFO.
• Facturile de stornare nu sunt create din comenzi de vânzare, astfel încât sistemul nu va putea aplica modelul de cost stabilit de utilizator pentru livrare (în cazul configurării de descărcare a gestiunii la livrare).

Din cauza complexităţii ce apare în momentul utilizării FIFO, configurarea stornărilor este mai ascunsă. Pe server, în modulul "Tehnic", în fereastra de configurări speciale, trebuie selectată opţiunea "Facturile storno actualizează stocul".

Rapoarte şi Analize

Prin utilizarea contabilizării costurilor, Hansa poate genera rapoarte asupra valorii stocului utilizând cel puţin două metode simultane. Raportul de bază din modulul "Stoc" este "Listă Stoc" care poate fi generat la costuri FIFO sau la costul de achiziţie - această din urmă metodă utilizează câmpul "Preţ cost" din detaliile articolelor, care la rândul lui poate să reflecte ultimul preţ de cumpărare sau costul ca medie ponderată. Atenţie deci la compararea rezultatului acestui raport cu soldul contului de stoc din contabilitate - s-ar putea ca soldul din contabilitate să se bazeze pe o altă metodă de evaluare a stocului decât metoda de evaluare selectată la generarea raportului "Listă Stoc".

Pentru urmărirea stocului în contabilitate, există trei metode:

Locaţii

Dacă se operează cu mai multe locaţii şi se doreşte stocul cantitativ şi valoric din fiecare locaţie, atunci trebuie alocat câte un cont pentru fiecare locaţie. Acest cont se va stabili în înregistrarea locaţiei respective şi va fi prioritar faţă de contul specificat în fereastra generală de alocare a conturilor implicite. În plus, se poate activa opţiunea "FIFO pe locaţie" din configurarea modulului "Stoc", utilă mai ales în companiile care au costuri diferite ale articolelor funcţie de locaţie.

Grup de articole

Se pot folosi grupele de articole pentru ca notele contabile generate automat să utilizeze anumite conturi. Fiecărui grup i se poate atribui un cont de cheltuială şi un cont de credit; contul de cheltuială este contul de cost al mărfurilor vândute iar contul de credit este contul de stoc. Pentru folosirea acestei metode, trebuie activată opţiunea "Utilizare grup articole pt. Conturi de cost", existentă în configurarea modului "Stoc".

Obiecte

Contul de stoc principal din contabilitate, poate fi analizat utilizând obiectele. Atribuiţi obiecte pentru fiecare articol, apoi activaţi opţiunea "Obiecte pt. Conturi de cost" din modulul "Stoc". Obiectele corespunzătoare articolelor, vor fi transferate în notele contabile de înregistrare a costurilor.