Bugete, estimări, simulări

Bugetele pot fi înregistrate la nivel de companie, cont, centru de cost şi lună. Totuşi, nu este necesară introducerea bugetelor pentru fiecare lună: se poate stabili bugetul anual, iar Hansa va efectua repartiţia acestui buget conform criteriilor stabilite.

Hansa permite înregistrarea bugetelor revizuite, astfel încât păstrând bugetele iniţiale intacte, se pot face previziuni mai realiste bazate pe rezultatele la zi. Bugetele revizuite se înregistrează identic cu bugetele normale.

Hansa include funcţii pentru înregistrarea mai uşoară a bugetelor. Se pot defini chei de bugetare pentru repartizarea bugetului anual pe luni calendaristice. De exemplu, se poate stabili o cheie care să aibă o valoarea 1 pentru lunile 1-11 şi valoarea 4 pentru luna 12. Acest lucru poate fi valabil în cazul în care vânzările de Crăciun sunt de 4 ori mai mari decât în alte luni. Cheile de bugetare pot fi stabilite pentru orice număr de luni, dar perioada de bugetare trebuie să acopere acelaşi număr de luni.

Tranzacţiile (Notele contabile) pot fi înregistrate ca simulări, ceea ce permite obţinerea unei imagini mai detaliate a viitorului pe termen scurt în comparaţie cu bugetele. Simulările se introduc în acelaşi fel ca şi tranzacţiile obişnuite, dar pot fi modificate sau şterse în orice moment. Majoritatea rapoartelor financiar/contabile permit includerea simulărilor în tranzacţiile analizate. Ca urmare, se pot face scenarii de tipul "ce se întâmplă - dacă" ("what if").

Hansa poate produce un raport de estimare de lichidităţi (cash flow), pe baza datelor scadente din facturile de vânzare şi cumpărare şi pe baza oricărei tranzacţii (note contabile) simulate.

Tranzacţii automate

Sistemul permite salvarea de machete de tranzacţii (note contabile) care pot fi apelate pentru generarea de tranzacţii automate. De exemplu, se poate configura şi salva macheta de tranzacţie dublă pentru procesarea salariilor. La crearea unei noi tranzacţii (nota contabilă), dacă în locul contului contabil, se introduce codul tranzacţiei automate (macheta predefinită), sistemul va completa automat datele conform machetei apelate. Hansa are mai multe facilităţi care extind puterea modulului de contabilitate.

• În coloanele de credit şi debit se pot efectua operaţii, nu doar introduce valori numerice fixe.
• Valoarea repartizată automat prin tranzacţia automată poate fi o valoare din linia precedentă a machetei sau din linia precedentă a notei contabile în care se introduce macheta.
• O tranzacţie automată poate fi asociată unui cont contabil, astfel încât, tranzacţia automată apare în orice notă contabilă care utilizează acel cont.
• Ca şi în orice registru Hansa, cu butonul Copiere, se poate genera o tranzacţie identică ce poate fi modificată - manevra utilă pentru corectarea tranzacţiilor greşite.

Rapoarte şi prezentări

Există mai multe moduri de prezentare a valorilor de debit şi de credit în rapoarte, în funcţie de utilizator. Hansa memorează de fapt toate valorile de pe debit ca valori pozitive şi toate valorile de pe credit ca valori negative, conform unui sistem clasic, dar convenţia de semne poate fi modificată după dorinţă pe anumite rapoarte.

De exemplu, în rapoartele financiare "Balanţa" (Balance Sheet) sau "Profit şi Pierderi" (Profit & Loss), în rapoartele Registru Jurnal, Balanţe, Bugete şi la exportul acestor date.

Spre deosebire de multe alte sisteme de contabilitate, la solicitarea rapoartelor de contabilitate, Hansa dă utilizatorului posibilitatea de a selecta o dată iniţială. Sistemul va afişa soldul iniţial al tuturor tranzacţiilor la acea dată.

Rapoartele "Balance Sheet" şi "Profit & Loss" dau posibilitatea utilizatorului de a obţine propria formă de prezentare, cu capitole, subcapitole, subtotaluri şi linii de text liber definite după dorinţă.

În acest mod, se pot efectua calcule detaliate asupra oricărui cont sau grup de conturi. De exemplu se pot obţine coeficienţi de vânzări pe diferite criterii, procentaje de impozitare sau profitul mediu pe angajat.

Există bineînţeles şi raportul "Balanţă" conform cerinţelor româneşti, utilizatorul putând selecta tipul balanţei - analitică sau sintetică, numărul de coloane, perioada, gama de conturi etc.

Rapoartele de bază au facilitatea de căutare în adâncime (drill down) prin care direct din raportul afişat pe ecran, se poate ajunge la tranzacţia efectivă care poate fi corectată sau actualizată pe loc iar raportul poate fi recalculat cu o singură apăsare de buton.

Analize contabile

Tranzacţiile pot fi analizate şi mai detaliat prin alocarea de obiecte (centre de cost) acestor tranzacţii. Prin configurarea sistemului, utilizatorii pot fi forţaţi să completeze obiecte pentru tranzacţii şi de asemenea pot fi definite reguli de compatibilitate a anumitor conturi cu anumite obiecte.

Utilizatori neexperimentaţi şi corectarea greşelilor

Hansa înţelege că nu toţi utilizatorii sunt experţi în contabilitate. Pentru companiile aflate într-o astfel de situaţie, se recomandă activarea modului de lucru cu tranzacţii preliminare. Acest mod de lucru permite modificarea tranzacţiilor (note contabile) în mod direct (fără corecţii de tip stornare şi reînregistrare corectă). Hansa însă asigură un audit complet al modificărilor astfel încât utilizatorii mai experimentaţi să poată vedea ce s-a operat de fapt. Lunile pot fi închise în orice moment, iar odată închise, tranzacţiile nu mai pot fi modificate.

În mod normal, în cazul necesităţii modificării unei note contabile, Hansa oferă mai multe metode la fel de simple şi de eficace:

• Copierea tranzacţiei prin apăsarea butonului [Copie]
• Stornarea (inversează debit cu credit) cu un buton
• Marcarea numărului notei corectate şi introducerea datelor corecte
• O altă metodă mai rapidă de a face acelaşi lucru, este metoda actualizării care cuprinde ştergerea liniei eronate şi adăugarea unei linii corecte.

O altă metodă de evitare a greşelilor este configurarea sistemului de a nu transfera în contabilitate tranzacţiile. Astfel, tranzacţiile pot fi modificate oricând iar în final se va apela la funcţia de întreţinere care le va transfera în contabilitate.

Trecerea la Hansa dintr-un alt sistem de contabilitate

Hansa pune la dispoziţie funcţii care să facă acest proces cât mai puţin dureros. Toate tranzacţiile care se generează în Hansa pot fi configurate să se genereze începând cu o anumită dată calendaristică. De exemplu, dacă utilizatorul doreşte începerea lucrului cu Hansa de la 1 mai, toate datele importate din vechiul sistem sau introduse manual cu o dată anterioară datei de 1 mai, vor fi salvate dar nu vor genera tranzacţii (note contabile).

În plus, există un ecran foarte simplu care arată întocmai ca o notă contabilă, pentru introducerea soldurilor iniţiale ale conturilor contabile.